Informazioni sul trattamento dei dati personali
Questa informativa descrive come Atletica ECM Foligno tratta i dati personali nell'ambito del sito web, dell'attività associativa o sportiva e dei servizi digitali messi a disposizione tramite la piattaforma cluBase, nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018.
Le informazioni e le funzionalità descritte si applicano nei limiti in cui siano effettivamente utilizzate dall'Associazione. Eventuali informative specifiche consegnate in occasione dell'iscrizione, del tesseramento, di eventi o di singoli servizi integrano il presente documento.
Ultimo aggiornamento: 12 gennaio 2026
Indice
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Educare Con il Movimento ASD (di seguito anche “Associazione” o “Titolare”), che determina finalità e modalità del trattamento dei dati personali effettuato nell'ambito delle proprie attività.
Dati del Titolare
- Denominazione: Educare Con il Movimento ASD
- Sede: Stadio Enzo Blasone Via Monte Citerna, 12, 06034 Foligno (PG)
- Email: info@atleticaecm.it
La nomina di un Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO) non è automatica per tutte le associazioni. Qualora il Titolare abbia nominato un RPD/DPO, i relativi dati di contatto sono resi disponibili agli interessati tramite i canali ufficiali dell'Associazione.
2. Ruolo della piattaforma cluBase
Per la gestione del sito, dell'area amministrativa e dei servizi digitali, il Titolare utilizza la piattaforma cluBase. Il soggetto che gestisce la piattaforma opera, per i trattamenti svolti per conto dell'Associazione, quale Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, secondo le istruzioni e nei limiti stabiliti nell'accordo applicabile.
Contatti della piattaforma
- Servizio: cluBase — piattaforma gestionale e sito integrato per ASD/SSD
- Sito: clubase.it
- Email: desk@clubase.it
cluBase non determina le finalità proprie dell'attività associativa o sportiva e non utilizza i dati degli atleti, dei genitori o degli associati per finalità commerciali autonome. Restano salvi gli eventuali trattamenti necessari alla gestione del rapporto contrattuale diretto tra il gestore di cluBase e il tenant, disciplinati da una distinta informativa.
3. Dati personali trattati
Le categorie di dati trattate dipendono dalle funzioni effettivamente utilizzate dall'Associazione e dal rapporto esistente con l'interessato.
Dati anagrafici, associativi e sportivi
- • Nome, cognome, data e luogo di nascita
- • Codice fiscale e indirizzo di residenza
- • Recapiti telefonici ed email
- • Dati del genitore, tutore o referente
- • Fotografia identificativa, quando necessaria
- • Numero di tessera e organismo sportivo
- • Categoria, disciplina e gruppo di attività
- • Stato dell'iscrizione o del tesseramento
- • Convocazioni, presenze e partecipazione a eventi
- • Informazioni amministrative connesse all'attività
Dati relativi alla salute
- • Certificato di idoneità sportiva, ove richiesto
- • Tipologia, data di rilascio e scadenza del certificato
- • Esito della verifica amministrativa del documento
Il Titolare non dovrebbe raccogliere referti, diagnosi o informazioni sanitarie ulteriori rispetto a quelle strettamente necessarie alla verifica dell'idoneità sportiva e agli obblighi applicabili.
Dati amministrativi e contabili
- • Quote dovute, pagamenti, ricevute e relative causali
- • Dati necessari agli adempimenti contabili, fiscali e assicurativi
- • Informazioni relative alle stagioni sportive e alle scadenze amministrative
Dati raccolti tramite sito e servizi digitali
- • Dati inseriti nei moduli di contatto o di richiesta di iscrizione
- • Comunicazioni inviate all'Associazione
- • Indirizzo IP, data e ora delle richieste, browser, dispositivo e altri dati tecnici o log necessari al funzionamento, alla sicurezza e alla prevenzione degli abusi
- • Preferenze relative ai cookie, ove applicabili
4. Origine dei dati e natura del conferimento
I dati sono normalmente raccolti direttamente presso l'interessato, il genitore o tutore, oppure presso il referente indicato dall'interessato. Possono inoltre essere acquisiti da federazioni, enti di promozione sportiva, organismi affilianti, istituti di pagamento o altri soggetti quando ciò sia necessario e consentito dalla normativa applicabile.
Il conferimento dei dati necessari all'iscrizione, al tesseramento, alla gestione amministrativa e alla partecipazione alle attività è obbligatorio per poter instaurare o proseguire il relativo rapporto. Il mancato conferimento può comportare l'impossibilità di completare l'iscrizione, il tesseramento, l'emissione di documenti amministrativi o la partecipazione alle attività per le quali tali informazioni sono richieste.
Il conferimento per finalità ulteriori e facoltative — ad esempio newsletter promozionali o pubblicazione di immagini non necessaria all'attività — è libero e il rifiuto non pregiudica l'iscrizione né la partecipazione sportiva.
5. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Dati utilizzati | Base giuridica |
|---|---|---|
| Gestione della domanda di iscrizione, del rapporto associativo, del tesseramento e dell'attività sportiva | Dati anagrafici, di contatto, associativi e sportivi | Esecuzione del rapporto o di misure precontrattuali richieste dall'interessato; obblighi di legge e regolamentari applicabili |
| Verifica dell'idoneità alla pratica sportiva e gestione delle relative scadenze | Certificati e informazioni strettamente necessarie sull'idoneità | Obblighi previsti dalla disciplina sportiva e condizioni applicabili al trattamento dei dati relativi alla salute; ove necessario, consenso esplicito raccolto separatamente |
| Gestione di quote, pagamenti, ricevute, assicurazioni e adempimenti amministrativi | Dati identificativi, fiscali, contabili e di pagamento | Esecuzione del rapporto e adempimento di obblighi legali |
| Organizzazione di allenamenti, gare, convocazioni, eventi e comunicazioni di servizio | Dati identificativi, sportivi e di contatto | Esecuzione del rapporto associativo o sportivo; legittimo interesse organizzativo del Titolare, ove applicabile |
| Gestione del sito, dell'area personale, della sicurezza e prevenzione degli abusi | Dati tecnici, log, dati di accesso e informazioni necessarie al servizio | Esecuzione del servizio e legittimo interesse alla sicurezza e al corretto funzionamento dei sistemi |
| Pubblicazione promozionale di fotografie o video, newsletter e strumenti di tracciamento non necessari | Immagini, recapiti e dati di navigazione secondo il servizio | Consenso, ove richiesto |
| Accertamento, esercizio o difesa di diritti | Dati pertinenti alla controversia o alla richiesta | Legittimo interesse e disposizioni applicabili alla tutela dei diritti |
Quando il trattamento si basa sul consenso, questo può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. La revoca non incide sui trattamenti fondati su obblighi legali, sul rapporto associativo o sportivo o su altre basi giuridiche autonome.
6. Certificati medici e dati relativi alla salute
Il certificato medico è trattato esclusivamente per verificare l'idoneità alla pratica sportiva, gestirne la scadenza, impedire la partecipazione quando l'idoneità richiesta non risulta valida e adempiere agli obblighi previsti dalla normativa e dai regolamenti sportivi applicabili.
Conferimento necessario
Quando il certificato è obbligatorio, il suo conferimento non ha natura promozionale o facoltativa: in assenza di certificazione valida l'atleta non può essere ammesso all'attività per la quale l'idoneità è richiesta. Ciò non autorizza tuttavia la raccolta di informazioni sanitarie eccedenti rispetto alla finalità.
Il trattamento dei dati relativi alla salute avviene nel rispetto dell'art. 9 GDPR e della normativa nazionale applicabile. Qualora, per lo specifico trattamento, sia necessario il consenso esplicito dell'interessato o di chi esercita la responsabilità genitoriale, esso viene raccolto con atto distinto e specifico. Il certificato non è utilizzato per finalità promozionali e non è diffuso.
Minimizzazione e accessi
- • accesso riservato ai soli soggetti autorizzati per compiti amministrativi o di sicurezza sportiva;
- • comunicazioni individualizzate e canali adeguati alla natura del dato;
- • raccolta limitata al certificato e alle informazioni necessarie sulla sua validità;
- • esclusione della pubblicazione e della diffusione del contenuto sanitario.
7. Fototessere, fotografie e video
Fotografia identificativa per uso interno
La fototessera o fotografia identificativa può essere trattata senza una liberatoria promozionale separata quando è necessaria per l'anagrafica interna, il riconoscimento dell'atleta da parte degli incaricati, il tesseramento, la tessera sportiva o altre attività amministrative strettamente connesse al rapporto. L'immagine resta limitata a tali finalità e non viene pubblicata per effetto del solo conferimento.
Pubblicazione e finalità promozionali
La pubblicazione di fotografie o video riconoscibili sul sito, sui social network, su materiale promozionale o su altri canali non necessari alla gestione dell'attività richiede una distinta base giuridica e, nei casi previsti, una specifica autorizzazione. Il mancato consenso a tali utilizzi non pregiudica l'iscrizione o la partecipazione sportiva.
Una fotografia ordinaria non è trattata come dato biometrico salvo che sia sottoposta a specifici trattamenti tecnici finalizzati all'identificazione univoca della persona, come il riconoscimento facciale.
8. Area personale e servizi online
L'Associazione può mettere a disposizione un'area personale per consultare le informazioni autorizzate, aggiornare dati, caricare documenti, verificare scadenze o completare procedure amministrative. L'accesso può avvenire mediante credenziali o collegamenti temporanei inviati all'indirizzo email associato all'interessato.
Sicurezza dell'accesso
- • i collegamenti temporanei hanno durata limitata: di norma un'ora dalla richiesta; per specifiche procedure, come il primo accesso dopo l'accoglimento della domanda di iscrizione, la validità può estendersi fino a 24 ore. Allo scadere non consentono più l'accesso;
- • le funzioni disponibili dipendono dal ruolo dell'utente e dalle autorizzazioni assegnate;
- • i documenti caricati sono sottoposti ai controlli amministrativi previsti dall'Associazione;
- • il sistema può limitare la frequenza delle richieste di nuovi collegamenti e applicare misure contro accessi anomali o abusivi.
L'utente è tenuto a non inoltrare a terzi link, codici o credenziali di accesso e a segnalare tempestivamente all'Associazione eventuali utilizzi non autorizzati.
Registrazione delle dichiarazioni
Le dichiarazioni rese attraverso i servizi online — come la presa visione della presente informativa in fase di richiesta di iscrizione o il consenso espresso nell'area personale — vengono registrate con data, ora e riferimento alla versione del documento vigente al momento della dichiarazione. I documenti sottoposti a presa visione o consenso sono conservati in un archivio versionato: gli aggiornamenti non sostituiscono le versioni precedenti, così da poter sempre ricostruire quale testo è stato visionato o accettato da ciascun interessato.
9. Destinatari, fornitori e trasferimenti
I dati possono essere trattati da persone autorizzate dell'Associazione e comunicati, nei limiti delle rispettive funzioni e delle finalità indicate, alle seguenti categorie di destinatari:
Fornitori tecnologici
Gestore di cluBase e fornitori di hosting, database, autenticazione, invio di email, sicurezza, assistenza tecnica e continuità operativa, nominati responsabili o sub-responsabili quando richiesto.
Organismi sportivi
Federazioni, discipline sportive associate, enti di promozione sportiva, organismi affilianti e assicurazioni, per tesseramento, gare, coperture e adempimenti connessi.
Consulenti e istituzioni
Commercialisti, consulenti, istituti di pagamento, banche, autorità pubbliche, giudiziarie o fiscali, nei casi previsti dalla legge o necessari alla tutela dei diritti.
Servizi facoltativi
Fornitori di analisi del traffico, contenuti incorporati o altri servizi esterni soltanto quando effettivamente attivati e nel rispetto delle preferenze o del consenso richiesto.
L'elenco aggiornato dei responsabili e sub-responsabili utilizzati per la piattaforma può essere richiesto al Titolare o a cluBase. I dati non vengono venduti né comunicati a terzi per finalità commerciali autonome incompatibili con quelle descritte.
Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo
Qualora un fornitore comporti un trasferimento o un accesso da un Paese esterno allo Spazio Economico Europeo, il trattamento avviene nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR, mediante una decisione di adeguatezza, il Data Privacy Framework ove applicabile, Clausole Contrattuali Standard o altro strumento previsto dalla normativa, con eventuali misure supplementari appropriate.
10. Conservazione dei dati
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per gli eventuali periodi imposti dalla legge o necessari alla tutela dei diritti. I criteri principali sono i seguenti:
Dati associativi, anagrafici e sportivi
Per la durata del rapporto e, dopo la sua cessazione, per il periodo necessario a obblighi federali, assicurativi, amministrativi o alla gestione di eventuali contestazioni. I dati non più necessari sono cancellati, anonimizzati o separati dagli archivi operativi.
Documenti contabili e fiscali
Per i termini previsti dalla normativa civilistica, fiscale e contabile applicabile, normalmente fino a dieci anni per la documentazione soggetta a tali obblighi.
Certificati medici
Fino a quando sono necessari per verificare l'idoneità, documentare il rispetto degli obblighi sportivi e tutelare i diritti del Titolare o dell'interessato. I documenti sostituiti, scaduti o riferiti a rapporti cessati non sono mantenuti nell'archivio operativo oltre il periodo giustificato dalla finalità e dagli obblighi applicabili.
Richieste di iscrizione e contatto
Per il tempo necessario a gestire la richiesta e un successivo periodo proporzionato per documentare la risposta, salvo instaurazione del rapporto o necessità di ulteriore conservazione.
Collegamenti temporanei, sessioni e dati tecnici
La scadenza del collegamento temporaneo ne impedisce l'ulteriore utilizzo. I dati tecnici relativi alla richiesta, alla sessione o al token possono essere conservati per periodi limitati e proporzionati alle esigenze di sicurezza, diagnosi degli errori, prevenzione degli abusi e tutela dei sistemi, salvo necessità di conservazione più lunga connesse a un incidente o a una contestazione.
Trattamenti basati sul consenso
Fino alla revoca del consenso o al venir meno della finalità, fatti salvi gli eventuali periodi necessari a documentare il consenso e le operazioni precedentemente svolte.
11. Diritti degli interessati
Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, l'interessato può esercitare i seguenti diritti:
Accesso
Ottenere conferma del trattamento e una copia dei dati personali.
Rettifica
Correggere dati inesatti e integrare dati incompleti.
Cancellazione
Ottenere la cancellazione quando ne ricorrono i presupposti, fatti salvi gli obblighi di conservazione.
Limitazione
Richiedere che il trattamento sia temporaneamente limitato nei casi previsti.
Portabilità
Ricevere i dati forniti in formato strutturato, quando il trattamento automatizzato si basa sul consenso o su un contratto.
Opposizione
Opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse, per motivi connessi alla propria situazione particolare.
Come esercitare i diritti
Le richieste possono essere inviate a info@atleticaecm.it. Il Titolare risponde senza ingiustificato ritardo e, di regola, entro un mese; il termine può essere prorogato di ulteriori due mesi nei casi previsti dal GDPR, informandone l'interessato entro il primo mese.
Qualora sussistano ragionevoli dubbi sull'identità del richiedente, il Titolare può chiedere informazioni aggiuntive proporzionate e strettamente necessarie alla verifica, privilegiando modalità che non comportino una raccolta eccedente di dati.
Reclamo all'Autorità di controllo
L'interessato può presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità disponibili sul sito www.gpdp.it, fatto salvo il diritto di ricorrere all'autorità giudiziaria.
13. Sicurezza e tutela dei minori
Misure di sicurezza
Il Titolare e i fornitori incaricati adottano misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, tra cui protezione delle comunicazioni mediante HTTPS/TLS, controllo degli accessi, separazione logica dei dati dei tenant, gestione delle autorizzazioni, protezione dell'infrastruttura, copie di sicurezza periodiche e registrazione di eventi tecnici o operazioni per le funzioni in cui tale registrazione è prevista. Le misure sono riesaminate in relazione all'evoluzione dei servizi e dei rischi.
Nessun sistema può garantire una sicurezza assoluta. In caso di sospetto incidente o violazione dei dati personali, il Titolare e i responsabili coinvolti valutano l'evento e adempiono agli obblighi di documentazione, notifica al Garante e comunicazione agli interessati previsti dagli artt. 33 e 34 GDPR, quando applicabili.
Dati dei minori
Per gli atleti minorenni, l'iscrizione, il tesseramento e la gestione del rapporto sono effettuati con il coinvolgimento del genitore o di chi esercita la responsabilità genitoriale secondo le regole applicabili. L'area personale può essere riservata al genitore o tutore, in base all'età e alla configurazione adottata dall'Associazione.
- • raccolta limitata ai dati necessari all'attività;
- • particolare cautela nelle comunicazioni e negli accessi;
- • divieto di diffusione dei dati relativi alla salute;
- • pubblicazione di immagini o informazioni identificative solo sulla base di un idoneo presupposto e con tutele adeguate.
Non sono adottate decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sugli interessati, salvo che ciò sia espressamente indicato in una specifica informativa.
14. Modifiche e contatti
Aggiornamenti dell'informativa
La presente informativa può essere aggiornata per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecnologiche. La data indicata all'inizio del documento deve corrispondere all'effettiva approvazione della versione pubblicata e non al semplice momento di visualizzazione della pagina. Le modifiche sostanziali sono comunicate con modalità proporzionate alla loro rilevanza.
Titolare del trattamento
Educare Con il Movimento ASD
Stadio Enzo Blasone Via Monte Citerna, 12, 06034 Foligno (PG)
Email: info@atleticaecm.it
Assistenza tecnica cluBase
Le richieste relative ai dati dell'atleta, dell'associato, del genitore o dell'utente devono essere rivolte al Titolare. L'assistenza cluBase può supportare il Titolare per gli aspetti tecnici, ma non decide autonomamente sull'accoglimento delle richieste relative ai dati gestiti dall'Associazione.